Кейс: развитие международного электронного документооборота в ГК TELS

О компании

Группа компаний TELS – международный провайдер транспортно-логистических услуг, обеспечивающий своим Клиентам комплексную оптимизацию трансграничной доставки грузов с возможностью интеграции в цепи поставок. TELS оказывает комплексные услуги по организации международных грузовых перевозок всеми видами транспорта. Офисы в Великобритании, Польше, Чехии, Беларуси, России и Украине, более 1000 сотрудников в штате, 350 единиц собственной большегрузной автотехники, долгосрочные отношения и прямые договора с крупнейшими морскими линиями, железнодорожными операторами и авиакомпаниями.

Проект по развитию ЭДО: постановка задачи

Учитывая объемы оказываемых транспортно-экспедиционных услуг и количество первичных учетных документов, затраты на документооборот (трудовые и временные затраты на подписание и хранение документов, стоимость отправки почтовой корреспонденции, исправление возможных ошибок, канцелярские затраты и пр.) составляют значительную часть операционных расходов ГК TELS.

Сокращение затрат, оптимизация и автоматизация бизнес-процессов документооборота, ускорение решения возникающих вопросов и, как следствие, укрепление партнерских отношений с заказчиками и перевозчиками – основные причины, которые легли в основу принятия решения о развитии электронного документооборота в TELS. Эти причины явились и основной целью при постановке задач на развитие и расширение ЭДО.

Финансовый директор ГК TELS Галина Лыско: «С сервисами ЭДО мы работали еще до 2018 года, однако усиленно не развивали и не расширяли клиентскую базу по ряду причин, включая несовершенное законодательство, желание клиентов работать по бумажным носителям, недостаток собственных ресурсов. Ключевой точкой ускоренного развития ЭДО стал 2019 год, когда началась оптимизация бизнес-процессов документооборота. Было принято решение о внедрении ЭДО в первую очередь в российских структурах ГК TELS».

Основными задачами внедрения ЭДО являлись:

  • электронное формирование первичных документов в учетных системах предприятий TELS, их электронное подписание и автоматическая отправка контрагентам, получение подписанных документов и автоматическое размещение на хранение в корпоративной системе документооборота;
  • интеграция электронного документооборота в уже работающие корпоративные информационные и учетные системы.

Ход проекта

Привлечение контрагентов

На момент начала проекта по развитию ЭДО компании TELS уже работали на платформах Диадок и СБИС. Для дальнейшего развития был выбран Диадок. Выбор не случайный: с платформой Диадок работали многие наши клиенты, а это означало, что настройка процессов и обмен документами будут более быстрыми и эффективными.

На старте проекта была проанализирована клиентская база, которая в 2019 г. насчитывала более 1000 активных заказчиков.

Привлечение всё большего количества контрагентов к обмену документами посредством ЭДО стало возможным благодаря развитию и усовершенствованию законодательной базы РФ, созданию правовых актов и законодательных норм по легализации ЭДО.

Галина Лыско: «Мы отдавали себе отчет, что для перевода контрагентов на ЭДО необходимы будут материальные и человеческие ресурсы, силы и терпение. Один из немаловажных аспектов успешной реализации проекта – экспертная и профессиональная помощь сотрудников Диадок в разъяснении преимуществ перехода на ЭДО, подборка законодательных норм, регулирующих процессы ЭДО в Российской Федерации, применение этих норм, разработка форм документов, отвечающих индивидуальным требованиям наших заказчиков. Главное, что ожидали от нас наши контрагенты, – качественный, своевременный и законодательно обоснованный документооборот».

Привлечение заказчиков к ЭДО проходит следующие основные этапы:

  1. Анализ объема оказываемых услуг и пакета документов для обмена. Если Заказчик уже работает в Диадок, отправляется приглашение на работу по ЭДО с TELS. Если Заказчик не использует платформу Диадок, уточняется система, в которой он работает, чтобы настроить роуминг Диадока с используемой электронной системой Заказчика. При определенных технических условиях возможен ЭДО с провайдером СБИС.
  2. Переговоры с Заказчиком по урегулированию всех юридических формальностей, отправка соглашения на обмен документов через ЭДО с предложением протестировать пробный пакет для наладки процесса, получения замечаний и последующая корректировка пакета документов в случае необходимости.
  3. После подписания соглашения по использованию ЭДО осуществляются необходимые настройки в программе для отправки пакетов документов Заказчику.

Галина Лыско: «При привлечении контрагентов к участию в ЭДО мы нередко сталкиваемся с ситуацией, когда компания готова внедрять ЭДО, заинтересована быстро и своевременно получать весь необходимый пакет документов, но при этом хочет получать еще и бумажные носители по почте: нет знаний правового поля, им кажется, что документ, подписанный цифровой подписью, не имеет юридической силы. Но такой вариант абсолютно нецелесообразен – это отвлечение ресурсов, двойные трудовые и финансовые затраты.

Мы оказываем постоянную консультационную поддержку нашим бизнес-партнерам по разъяснению правовых норм работы ЭДО со ссылками на законодательные акты и нормы, регулирующие процессы ЭДО, применение этих норм. Разъясняем сотрудникам компаний, что электронные документы принимаются всеми контролирующими, налоговыми и статистическими органами, этот процесс четко регламентирован действующим законодательством».

Автоматизация и кастомизация

На одном из этапов проекта был разработан функционал по автоматическому формированию пакетов документов согласно утвержденным и согласованным с конкретным Заказчиком условиям оплаты за транспортно-экспедиционные услуги. Благодаря слаженной работе IT-департамента и Финансового департамента TELS с командой оператора Диадок:
  • разработана возможность сотрудникам самостоятельно формировать оболочку первичных документов с определенным набором требуемой контрагентами дополнительной информации (например, дата загрузки автомобиля, № автомобиля, № CMR и т.д.);
  • учетные документы формируются в соответствии с требованиями Заказчика, например, разработан акт выполненных работ в валюте с указанием рублевого эквивалента, Заказчик имеет возможность получать электронную форму акта, идентичную ранее разработанной в TELS печатной форме.

Техническая поддержка

TELS помогает своим контрагентам наладить работу с сервисом ЭДО, обеспечивает прямую техническую поддержку. Финансовый департамент и IT-департамент компании тесно сотрудничают с оператором ЭДО, помогая отладить формирование документов и их обмен в нужном для участников виде и объеме.

Галина Лыско: «Довольно часто с проблемами в ЭДО, возникающими на стороне наших контрагентов, разбирается наша техническая служба. Когда контрагент вдруг не может получить от нас очередной пакет документов, или эти документы приходят в искаженном виде, подключаются наши IT-специалисты и разбираются с ситуацией. Мы заинтересованы в решении проблемы в той же степени, что и наш контрагент. А поскольку наш опыт намного выше, мы решаем эти проблемы быстро и эффективно».

Особенности трансграничного ЭДО

Следующий этап развития ЭДО в компании TELS – переход на использование ЭДО для обмена документами между заказчиками-резидентами РФ и структурами Группы компаний TELS – нерезидентами РФ.

Для успешного функционирования международного (трансграничного) электронного документооборота необходимо заключение трехстороннего соглашения между оператором ЭДО, резидентом РФ (Клиент) и нерезидентом РФ (Исполнитель):

  • о признании Неквалифицированной Электронной Подписи;
  • о гарантии безопасного обмена документами и контроля валидности используемых электронных подписей;
  • о признании оригиналами документов, подписанных определенными подписями (с признанием их контролирующими органами).

Документы подписываются:

  • НЭП (неквалифицированная электронная подпись) – со стороны нерезидента РФ;
  • УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) – со стороны резидента РФ.

Подписанные таким образом документы легитимны только в РФ.

Документы, которые можно передавать через трансграничный ЭДО:

  • УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
  • акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
  • любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.

Эффекты и результаты проекта развития ЭДО

Развитие ЭДО и привлечение к нему все большего количества контрагентов позволили компаниям TELS:

  • автоматизировать процессы документооборота и стать более гибкими к требованиям заказчиков;
  • отслеживать статус документов;
  • уменьшить затраты на отправку почтовой корреспонденции;
  • исключить риск утраты документов при отправке почтовыми операторами;
  • уменьшить затраты на бумагу и другие расходные материалы;
  • сократить время на подготовку документов: не надо печатать и раскладывать по пакетам для подписи и отправки;
  • сократить время генерального директора и главного бухгалтера на подписание документов;
  • уменьшить время получения документов Заказчиками и таким образом ускорить оборачиваемость денежных средств;
  • своевременно предоставлять документы для закрытия налогового периода;
  • своевременно и быстро корректировать ошибки в первичных учетных документах;
  • улучшить коммуникацию внутри компании между её подразделениями и отделами;
  • уменьшить затраты на хранение бумажных носителей: электронное архивирование документов;
  • ускорить поиск необходимых документов.

За 2020 год рост ЭДО в работе с Заказчиками составил более 330%. В дальнейшем к системе ЭДО было подключено еще одно российское предприятие – автомобильный перевозчик ООО «ТЕЛС КАРГО».

Благодаря проекту развития ЭДО налажен эффективный процесс внутреннего электронного документооборота между структурами TELS, что позволило полностью отказаться от бумажного документооборота, сократить почтовые расходы и своевременно получать документы к закрытию налогового периода (а также для валютного контроля там, где он присутствует).

Галина Лыско: «Еще в сентябре 2019 года доля наших российских контрагентов, использовавших ЭДО, была на уровне 1% от общего количества активных заказчиков. Сегодня этот показатель вырос до 8%. И это наши ключевые бизнес-партнеры, клиенты с большими оборотами, с большим количеством сопровождающих и подтверждающих оказание транспортно-экспедиционных услуг документов. Мы целенаправленно работаем над привлечением наших контрагентов к работе с ЭДО, планируя в ближайший год-полтора довести их количество до 15-20%».